Mange jobber hjemmefra for tiden, og det kan være en uvant situasjon i lengden. En av dem er Dag Bjørnæs hos ITsjefen AS. Vi har bedt ham dele sine beste tips for hjemmekontoret, både når det gjelder maskinvare, programvare og sikkerhet.
– Etter at verden ble snudd på hodet har vi fått et kræsjkurs i hva vanlige folk trenger for å ha et hjemmekontor. Mange bedrifter har ikke planlagt for dette i så stor skala, og mange har ikke egen IT-avdeling med support, forklarer Dag Bjørnæs hos ITsjefen i Trondheim.
Vi kan begynne med det man trenger av det tekniske: en PC, gjerne en ekstern skjerm og gjerne eksternt tastatur og mus også.
– Jeg har en Lenovo ThinkPad Yoga X390, en 24” skjerm og en ekstra 14” skjerm. Så bruker jeg Lenovo Thunderbolt docking til strøm, USB-tastatur, mus og skjermer. I tillegg har jeg et USB-kamera og et headset med mikrofon. Sitter du mye i videomøter kan kameraet på den bærbare PC-en ha en uheldig vinkel, og kvaliteten er heller ikke alltid like god.
Det kreves ikke en topp-utstyrt bærbar PC, men kjører du mange videokonferanser i Teams eller andre verktøy med flere deltakere, kan det være lurt med nok minne (16Gb) og et større grafikkort.
– Jeg er stort sett veldig fornøyd med mitt oppsett. Et tips er å restarte maskinen før en konferanse, og ikke ha for mange andre programmer oppe samtidig. Dette for å sikre god lyd- og bildeoverføring. Det er også viktig å ikke kjøpe nytt utstyr ukritisk og usett, og er du i tvil bør du finne en partner som kan gi deg gode råd, sier Bjørnæs.
Sikkerhet er også et viktig element. På arbeidsplassen er ofte nettverket sikret og ligger bak en brannmur, men på hjemmekontoret kan det være lurt med et moderne VPN som trygger dataoverføringen.
– Har du dårlig bredbånd hjemme og deler det med familien, kan faktisk 4G på telefonen være et bedre alternativ, men det beste hjemme er selvfølgelig fiber og VPN hvis du har det. I vårt firma har vi dratt sikkerheten enda lengre, og kjører virtuelle jobb PC-er på våre Lenovo-servere, gjemt bak både VPN og flere to-faktor-pålogginger. Da har vi backup av alle data sentralt og skjuler alle data fra hjemmenettet, som jo lett kan infiseres via andre i familien.
For mange har Microsoft Teams blitt det nye store samhandlingsverkøtyet. Har du Office 365 Business Premium følger fullversjonen av Teams med gratis. Du kan også laste ned gratisversjonen av Microsoft Teams her.
– Våre kunder tenderer klart mot å bruke Teams, men vi opplever også at enkelte synes det er litt tungt å komme i gang fordi Teams har så mange muligheter og valg. Ønsker du en enklere, webbasert og gratis løsning for fire personer er de norske Whereby eller Easymeeting gode alternativer. Her trenger deltagerne to museklikk og en nettleser for å ha videomøte. I disse koronatider tilbys også gratis løsninger fra Webex, Zoom og fri kildekode-løsningen Jitsi.
Et siste tips er å finne et sted der du kan jobbe i fred.
– Det er faktisk viktig å ta pauser, strekke på seg og ikke bare sitte foran PC-en hele dagen. Vi opplever at våre ansatte blir mer effektive, men også mer slitne, av video og jobbing hjemmefra. Finn gjerne på noe sosialt med kollegaene via nett, slik at du ikke helt mister det aspektet, understreker Bjørnæs.
Huskeliste hjemmekontor:
- PC som takler videokonferanser
- Ekstern skjerm av litt størrelse
- Eksternt tastatur og mus
- Eksternt webkamera og headset
- Skriver med arkmater og skanner
- Et god arbeidsplass med tilgang til strøm og nett og stillhet